5S: El método japonés para armonizar tu lugar de trabajo y tus ideas

El desorden exterior a menudo es la expresión del caos interior. Si bien es cierto que algunas personas son más creativas en entornos desorganizados, a la mayoría de los mortales, el orden les reporta innumerables beneficios comprobados científicamente.

Un estudio realizado en la Universidad de Nuevo México reveló que el desorden genera experiencias más negativas en los ambientes. No solo nos dificulta encontrar las cosas generando frustración sino que la sensación de atiborramiento provoca emociones negativas.

Otra investigación llevada a cabo en la Universidad de Princeton reveló que el desorden y el caos limitan nuestra capacidad para concentrarnos, reduciendo la capacidad de nuestro cerebro para procesar información. Las conclusiones de estos neurocientíficos fueron claras: si queremos concentrarnos y procesar la información de manera eficaz, es mejor despejar el lugar de trabajo.

Por eso, no es extraño que sistemas filosóficos muy antiguos, como el zen japonés, le confieran una gran importancia al orden. De hecho, tienen un término específico, samu, para referirse a la capacidad de realizar las tareas más simples de la vida cotidiana con concentración, energía y orden, como una especie de meditación.

El método japonés 5S para trabajar mejor 

5S es un método de organización de los espacios de trabajo en el que se aplican los principios del samu. Estos principios se desarrollaron en la industria manufacturera de Japón pero luego algunas grandes empresas occidentales comenzaron a aplicarlos para ayudar a las personas a optimizar su trabajo.

Estos son los cinco principios que integran el 5S:

Seiri – Clasificación 

Implica ordenar el espacio de trabajo para evitar posibles obstáculos cuando tengamos que ponernos manos a la obra. Según este principio, deberíamos desechar todos los objetos inservibles y retirarlos del campo visual para evitar que se conviertan en distracciones.

Seiton – Orden 

Se refiere a mantener un orden en las herramientas de trabajo y clasificarlas de acuerdo a su uso para que podamos encontrarlas cuando las necesitemos y no perdamos un tiempo precioso buscándolas. Si trabajas en el ordenador, por ejemplo, seguir un sistema que te permita organizar las carpetas y los documentos te ahorrará tiempo y energía, además de evitarte mucha frustración. De esta forma sentirás que todo fluye mejor.

Seiso – Limpieza 

El método 5S nos anima a limpiar todos los días nuestro espacio de trabajo. Sirve de poco poner orden si no nos encargamos de mantenerlo y los elementos distractores se van acumulando. No olvidemos que trabajar en un espacio cómodo y agradable hará que todo sea más sencillo.

Seiketsu – Estandarización 

Implica establecer procedimientos y horarios para asegurarnos de la consistencia del trabajo. Consiste en crear nuevos hábitos que sean eficaces, no solo en términos de productividad sino también para nuestra salud mental, e incorporarlos en nuestra rutina. De esta manera el trabajo fluirá mucho más rápido y con menos esfuerzo.

Shitsuke – Autodisciplina 

En este punto, debemos asegurarnos de que los hábitos no nos ganen la batalla convirtiendo el trabajo en algo tedioso y aburrido. De hecho, se trata de revisar los resultados que estamos obteniendo y analizar qué podríamos hacer para mejorarlos.

Como podrás apreciar, estos principios se pueden aplicar a todo tipo de trabajos, no solo para ser más productivos sino para trabajar mejor, logrando que las ideas fluyan y que nuestra mente se encuentre menos saturada.

Fuentes:

Roster, C. A. et. Al. (2016) The dark side of home: Assessing possession ‘clutter’ on subjective well-being. Journal of Environmental Psychology; 46: 32-41.

McMains, S. & Kastner, S. (2011) Interactions of top-down and bottom-up mechanisms in human visual cortex. J Neurosci; 31(2): 587-597.