Dieta de información: los peligros del email

¿Tienes doscientos email en tu bandeja de entrada? ¿se te acumulan los mensajes sin responder? ¿el pitido de la entrada de un nuevo mensaje te molesta cada 15 minutos? ¿recibes diariamente alrededor de veinte newsletters que van directamente a la papelera sin leerlas? En fin… a veces ¿quisieras que el email no se hubiese inventado?

Si has respondido afirmativamente a algunas de estas preguntas, quizás te interese reflexionar sobre algunos de los peligros del email y cómo contrarrestarlos.

El email es una poderosa herramienta, nos permite estar conectados y actualizados pero en ocasiones es una distracción imperdonable para el trabajo. Conozco personas que, sin razón alguna (y digo «razón» para referirme a que no experimentan ninguna necesidad urgente), están continuamente pendientes del buzón de correo con las consecuentes interrupciones que esto acarrea. Podría inventarse para ellos un nuevo término: «email adictos».

¿Por qué sucede esto? Creo que existen dos razones esenciales: el ritmo con el cual gira la sociedad es tan vertiginoso (ayudado por Internet y la telefonía móvil) que muchas personas experimentan la necesidad de estar continuamente conectados y actualizados. Otra de las causas podría sustentarse en un escaso control de los impulsos y la tendencia al apresuramiento y la ansiedad.

A menos que esté esperando un correo muy importante, mi email se abre dos veces al día y mientras tanto se mantiene cerrado, sin alertas que disturben. Así, me propongo compartirles algunos consejos para que el correo no se convierta en nuestro enemigo.

¿Cómo hacer una dieta de información sin sufrir abstinencia?

1. Establece una rutina diaria en la revisión de los correos. Según tus necesidades personales (reales y objetivas, de nada vale engañarse) puedes revisarlos dos, tres o cuatro veces pero asegúrate que en ese momento tengas el tiempo suficiente como para responder aquellos mensajes que debes contestar. De lo contrario puedes adoptar otra estrategia: abrir solo aquellos «urgentes» o de gran interés y que sabes puedes responder en ese momento. Aquellos que te tomarán un tiempo que no posees, es mejor dejarlos sin abrir, caso contrario te tocará leerlos dos veces.

2. Respeta el flujo de información. Siempre que sea posible, es mejor no dejar correos pendientes por responder. Esto crea una tensión innecesaria. Intenta responder los correos según su orden de llegada.

3. Elimina todo aquello que ya hayas leído y respondido. En caso de ser importante y de «no borrar» puedes moverlo a una carpeta adecuadamente señalada para que en un futuro te sea sencillo volver a encontrarlo. De esta manera, cuando veas tu bandeja de entrada, no te parecerá que te encuentras cara a cara con el caos. También es aconsejable eliminar los correos enviados, es un espacio ocupado innecesariamente y te ayudará a crear una sensación de orden y eficiencia.

4. Elimina todas las subscripciones a las newsletters que ya no te interesan. Normalmente borramos estos mensajes sin siquiera abrirlos, entonces… ¿por qué no eliminarlos del todo? Más de una vez he borrado un correo personal porque venía inserto entre este cúmulo de newsletters que ya no leía.

5. Crea unidades de respuestas con sus momentos precisos. Esta es una estrategia que, al menos a mi, me ha funcionado bastante bien. Diariamente escribo correos dirigidos a amistades o familiares, correos meramente formales relacionados con la profesión que me llevan muy poco tiempo y otros que me demandan un tiempo considerable y generalmente provienen de los lectores del blog (a los cuales agradezco su interés y sugerencias, aclaro). Entonces, establezco tres grandes categorías y le dedico un momento diferente del día a cada una. ¿Por qué? Existen dos razones fundamentales: 1. los horarios de mayor productividad no pueden dedicarse por entero a responder correos y; 2. cada persona merece una respuesta seria y congruente por lo cual, también amerita su pequeño espacio de tiempo. Prefiero demorarme en la respuesta a brindar una contesta rápida y poco útil.

Por supuesto, de nada valdrán estas ideas si no se ponen en práctica. Probablemente al inicio sea difícil e incluso se podrá experimentar cierta reacción a la deshabituación pero con un poco de disciplina podemos finalmente domesticar el correo electrónico.