El sistema GTD: ¿herramienta útil o algoritmo computarizado?

Ante tanta insistencia y “ruido” de los sitios que he hallado últimamente en la red, he terminado por leerme Getting Things Done, de David Allen, creador del sistema GTD, con muchos seguidores (¿o sería mejor decir: fanáticos?).

Independientemente de que el libro comienza con muy buenas observaciones del Wall Street Journal y del Fortune; he aprendido a desconfiar de estos criterios y llegar yo misma a mis propias conclusiones. Así, me acomodé con una taza de té muy dispuesta a iniciar una lectura aunque de antemano sabía que iba a consumir varias tazas de té más (son 278 páginas).

El primer foco rojo se encendió apenas en la Introducción (esa parte del libro donde la paginación se pone en números romanos): “El principal propósito de este libro es enseñarte cómo maximizar la eficiencia y la relajación siempre que lo necesites o lo desees.” Nunca me han gustado los tonos de: “tu tranquila que ahora te enseño yo”; cualquier psicoanalista podría decir que tengo algunos problemas con la autoridad, yo prefiero decir que tengo problemas con las personas que creen que son dueños de las únicas y verdaderas normas y desean ilustrarnos (¿o imponerlas sutilmente?).

En la medida que me voy adentrando en el libro encuentro una versión extremadamente simple e iterativa de la productividad personal (lo cual no sería un problema tan grande como su carácter algorítmico). Realmente en algunos puntos me recuerda el más puro conductismo watsoniano (en algunas cuestiones era bastante eficaz, hay que hacer honor a quien honor merece).

No obstante, quienes usan el sistema GTD (que no son pocos) afirman que resulta un instrumento eficaz para lograr la productividad personal. Algunas de sus propuestas (tentadoras sin lugar a dudas) se centran en las cinco fases para hacer fluir el trabajo:

1. Recolectar. Se trata de retomar todas aquellas tareas incompletas de nuestra vida (ya sea en el ámbito personal o profesional, ya sean tareas mínimas o de gran envergadura, de menor o mayor importancia). Estas tareas serán enmarcadas en contenedores. Para organizar estas tareas puede utilizarse la ayuda de los medios electrónicos o aplicar el estilo más antiguo: lápiz y papel en mano. La clave del éxito se halla en:

– Limpiar la mente de todas las tareas que debemos hacer y nos ocupan un espacio mental innecesario.

– Tener la menor cantidad de contenedores posibles (¿verdad de Perogrullo?)

– Vaciar asiduamente los contenedores (¿otra verdad de Perogrullo?)

2. Procesar. Aquí aparece una idea (demasiado algorítmica para mi gusto y que desconoce muchísimos factores del medio): si la tarea que recolectamos no es realizable entonces la archivamos bajo una etiqueta «algún día/quizás» o la tomamos como un futuro referente. Si la tarea es realizable, nos preguntamos si podemos cumplimentarla en dos minutos, si es así, la terminamos (ojala en mi antiguo trabajo yo hubiese tenido dos minutos disponibles para no tener que remandar en el tiempo algunas tareas muy sencillas); si no es realizable en pocos minutos entonces la delegamos (siempre que tengamos a alguien a quien delegar) o la posponemos.

3. Organizar. Se trata de optimizar nuestro tiempo brindándole un espacio preciso a las tareas o proyectos que no podemos cumplimentar en el aquí y ahora.

4. Revisar. Evidentemente, podemos hacer todas las listas del mundo pero si no las revisamos (cosa que me solía suceder) solo habremos perdido miserablemente el tiempo. Por lo que esta fase hace hincapié en la necesidad de revisar con asiduidad nuestros contenedores y calendario de tareas para no olvidarlos.

5. Hacer. Un parte esencial de todo este trabajo rocambolesco. ¿Cómo decidir qué hacer y que no? Analizando el contexto, el tiempo que tenemos a nuestra disposición, la energía reservada (entiéndase por energía la creatividad, la predisposición mental…) y la prioridad de la tarea.

A esto se le denomina concentración horizontal, aquella que necesitamos la mayor parte del tiempo para poder lidiar con nuestro medio. Pero como todo lo horizontal no puede carecer de su vertical, también existe la concentración vertical referida a la atención privilegiada que debemos poner en algunos de nuestros proyectos.

Así, nos enfrentamos a una nueva lista que nos «permitirá» llevar a buen final los proyectos.

Las fases de organización de los proyectos:

1. Determinar propósitos y principios del proyecto. Se trata simplemente de clarificar los objetivos y comprender cómo estos se imbrican con otros objetivos mayores.

2. Visión del resultado. Se intenta visualizar el proyecto en la mayor cantidad de detalles posibles, incluidas nuestras emociones y cómo será el final del mismo. En este punto interviene la Psicología Positiva pues el autor nos pide que suspendamos las visiones negativas del proyecto y las dudas sobre su consecución.

3. Tormenta de ideas. Se trata de pensar en ideas sobre cómo llevar a la práctica el proyecto, de dejar volar nuestra creatividad en aras de hallar posibles caminos resolutorios. Los principios esenciales, al igual que en la antiquísima técnica del Brainstorming, son:

– No juzgues las ideas que vienen a la mente.

– Busca cantidad y no calidad. En este momento todo vale.

4. Organización. Un punto esencial en la consecución del proyecto donde el autor es demasiado parco en comparación con la verborrea anterior. Se trata de darle sentido y coherencia a las ideas de la fase anterior; analizarlas y evaluar su aplicabilidad.

5. Identificar las nuevas acciones. Determinar el espacio físico, el tiempo, los recursos y las próximas tareas a implementar para darle concreción al proyecto.

Como puede observarse a partir de esta brevísima reseña, el libro nos brinda una visión algoritmizada del ser humano, verdaderamente más parecido a un ordenador con su correspondiente input y output que cercana a nuestra convulsa y cambiante cotidianidad.

No obstante, en cada obra hay paja y oro; así David Allen también nos brinda algunas estrategias muy interesantes y aplicables en aras de optimizar nuestro funcionamiento laboral. Para no ser totalmente drástica, considero que lo esencial es leer el libro pero no tomarlo al pie de la letra; realizar una lectura selectiva despertando nuestro espíritu crítico, nuestras necesidades, realidades y creatividad; para adecuar sus propuestas, de forma que éstas no se conviertan en una camisa de fuerza más que nos maniate sino en una verdadera herramienta de utilidad para enfrentar los proyectos cotidianos.

Fuente:

Allen, D. (2003) Getting things done. Londres: Penguin Books.