A todos nos ha pasado: prometemos que serán solo 5 minutos, pero como por arte de magia el reloj parece acelerarse y de repente ha pasado media hora. Nos ocurre constantemente: cuando estimamos cuánto nos falta para terminar el informe, para estar listos para salir, para hacer una compra «rápida» o terminar de leer los mensajes en el móvil.
Esa incapacidad para estimar con exactitud cuánto tardaremos tiene un nombre: falacia de la planificación.
¿Qué es la falacia de la planificación?
La falacia de la planificación es la tendencia a subestimar el tiempo necesario para concluir una tarea. Y no se limita solo al correo electrónico que debes enviar o a cuánto tardarás en estar listo para salir de casa. Se aprecia constantemente en todos los niveles.
En 1994, psicólogos de las universidades de Wilfrid Laurier, la Columbia Británica y Waterloo pidieron a un grupo de estudiantes que estimaran cuánto tardarían en acabar sus proyectos de tesis. Constataron que el tiempo medio previsto para terminar fue de 33,9 días, lo que supuso 21,7 días menos que el tiempo medio real de finalización. O sea, tardaron casi el doble de lo que habían calculado inicialmente.
La falacia de la planificación también explica por qué los grandes proyectos, desde reformas de viviendas hasta lanzamientos de software o planes de construcción, se exceden constantemente del presupuesto y se retrasan.
Las obras del Aeropuerto Internacional de Berlín-Brandeburgo, por ejemplo, se estimaron en 5 años pero finalmente tardaron 14. La Ópera de Sídney, planificada para 4 años, tardó 14. Y la Sagrada Familia, que se había concebido para unas décadas, lleva más de 140 años en construcción y aún no se ha terminado.
¿A qué se debe este sesgo?
La falacia de la planificación va mucho más allá de una gestión inadecuada del tiempo. El problema es que, al planificar, nos enfocamos en la tarea que debemos desarrollar, ignorando todas las interrupciones y complicaciones que suelen surgir en el camino.
O sea, solo tenemos en cuenta que vamos a escribir el correo electrónico, terminar de leer el mensaje o comprar un producto. No contamos con que puede llegar otros correos electrónicos urgentes, que diez notificaciones entrantes llamen nuestra atención o que encontremos una fila enorme en la caja.
En parte, esto se debe a que solemos realizar estimaciones excesivamente optimistas pensando que todo irá como la seda. Olvidamos que estamos expuestos a mil contratiempos potenciales pueden jugarnos una mala pasada, multiplicando el tiempo inicial. Eso conduce a expectativas extremadamente irreales.
Imaginamos el futuro desde una versión idealizada de nosotros mismos, una versión en la que somos muy eficientes y hacemos las cosas concentrados sin interrupciones. Ignoramos (convenientemente) las distracciones, los imprevistos o incluso aspectos como nuestro nivel de energía y motivación.
Ese sesgo de positividad a menudo también se combina con una memoria selectiva. O sea, cuando miramos hacia atrás para hacer nuestras estimaciones, recordamos más cómo queríamos que fueran las cosas que cómo fueron en realidad. Si ayer solo ibas a mirar un par de correos y acabaste una hora más tarde respondiendo a todos los mansajes que tenías en el buzón, hoy probablemente ignores eso y pienses: “esta vez sí, solo serán 5 minutos”.
¿Cómo evitar la falacia de planificación?
Subestimar sistemáticamente el tiempo que necesitamos para hacer las cosas genera una cadena de consecuencias desastrosas, desde estrés hasta la sensación constante de ir corriendo porque el tiempo nunca nos alcanza. Eso puede alimentar la frustración, el estrés, la irritabilidad y la ansiedad.
También es habitual que planifiquemos más de lo que realmente cabe en un día y que nos exijamos más de lo que somos capaces de dar, lo que conduce a jornadas permanentemente saturadas y promesas incumplidas.
De hecho, la falacia de planificación también afecta nuestra credibilidad. Cuando incumplimos sistemáticamente los plazos, dejamos de confiar en nuestra capacidad de organización, lo que reduce la motivación y mina nuestra autoestima. Al mismo tiempo, los demás confían cada vez menos en nosotros.
En este sentido, hay una buena y una mala noticia. No podemos eliminar por completo la falacia de la planificación, pero podemos evitar que se nos vaya completamente de las manos con estas estrategias.
1. Añade un poco más a tu estimación, por si acaso
Una técnica simple pero poderosa consiste en tomar tu estimación inicial, multiplicarla por dos… y luego sumar un poco más. Si crees que tardarás 5 minutos, probablemente sean 15. Si piensas que puedes hacer ese trabajo en 3 horas, calcula mejor 6.
No se trata de desconfiar de tus capacidades, sino de corregir ese exceso de optimismo del que somos víctimas tan a menudo. De hecho, muchos gestores de proyectos profesionales aplican esta regla de forma sistemática para ganar un poco de tiempo y no generar expectativas irreales.
2. Incluye los márgenes de error
La ley de Murphy dice que “todo lo que pueda ir mal, irá mal”. No es ser pesimista, se llama negativismo estratégico. Deja siempre espacio para los contratiempos e imprevistos. Si no ocurren, mejor. Pero si aparecen, no estarás con el agua al cuello.
Las agendas que se planifican al milímetro están condenadas al fracaso. Si no dejas espacio entre una tarea y otra, cada pequeña desviación se irá acumulando y al final te desbordará. Lo recomendable es dejar al menos un 20-30% de tu jornada sin asignar, como margen para lo inesperado y las urgencias. No pienses que es un tiempo “perdido”, sino más bien un tiempo de amortiguación.
3. Asume una perspectiva externa
En lugar de pensar cuánto tardarás en completar una tarea, piensa cuánto podría tardar otra persona. Ese cambio de perspectiva evitará que tu ego tome el mando y establezca plazos arbitrarios excesivamente ajustados.
Pregúntate: ¿cuánto tiempo tardan los demás en completar tareas similares? ¿Por qué crees que tú serás más rápido? Rememora la última vez que realizaste una tarea similar. ¿Cuánto tiempo te llevó? Intenta responder objetivamente.
Por último, pero no menos importante, quizá tengas que aceptar que no puedes con todo, y no pasa nada. Parte del problema también proviene de querer encajar en nuestra agenda más tareas de las que realmente caben en nuestro día. Nos creemos súper productivos, eficientes y veloces… pero al final solo acabamos frustrados, agotados o con la sensación de estar llegando siempre por los pelos.
Aprender a decir “no me da tiempo hoy” o “necesita más tiempo” no es rendirse ni ser perezoso, es gestionar con madurez y sensatez tu tiempo y energía.
Referencia Bibliográfica:
Buehler, R.; Griffin, D. & Ross, M. (1994) Exploring the ìPlanning Fallacy: Why People Underestimate Their Task Completion Times. Journal of Personality and Social Psychology; 67(3): 366381.
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