Muchas personas piensan que planificar las tareas que deben hacer el día próximo o la semana siguiente es algo completamente inútil, una perdida de tiempo. Estas personas suelen mantener todas las tareas en su mente y por eso, en muchas ocasiones, al terminar la jornada laboral o la semana de trabajo, se dan cuenta de que no alcanzaron algunos de los objetivos. En realidad, programar el trabajo es casi tan importante como realizarlo.
Existen otras personas que comprenden la importancia de la planificación pero asumen esta actividad en el sentido más restringido del término. Son esos para quienes planificar un viaje significa comprar los billetes con antelación y reservar el coche a través de una agencia online.
No obstante, planificar no es solo decidir qué vas a hacer y cuándo lo vas a hacer sino que también implica comprender la actividad y prepararte para enfrentarla. Se trata de una planificación inteligente. Retomando el ejemplo del viaje, la planificación inteligente incluiría posibles rutas turísticas cuando llegues a la ciudad y también planes de emergencia en el caso de que algo anduviese mal.
La planificación inteligente nos permite hacer más en menos tiempo y, lo que es aún más importante, realizando un esfuerzo menor.
Los pasos fundamentales para realizar una planificación inteligente serían:
1. Darle un orden de prioridad a las actividades. A lo largo del día debemos hacer muchísimas cosas pero no todas son imprescindibles y ni siquiera importante. Revisa tu agenda, elimina todas aquellas tareas que solo implican una pérdida de tiempo y reorganiza las actividades realmente importantes.
2. Determinar cuándo es el momento más adecuado de realizar las tareas. Cada persona tiene algunas horas del día en la cual es más productivo. Son esas horas en que tenemos la mente más lúcida y en las cuales somos más creativos. Por ende, organiza tu agenda de manera que las actividades importantes coincidan con estos momentos del día. Las tareas menos importantes, como ir al supermercado, responder al correo electrónico o leer la prensa, se pueden realizar en las horas donde nuestra productividad disminuye.
3. Anticiparse a los problemas. La flexibilidad para cambiar y la posibilidad de anticipar las dificultades son esenciales para la productividad cotidiana. No siempre podemos seguir la planificación al pie de la letra, en ese caso, necesitamos tener un plan emergente que nos permita reorganizar las actividades adaptándolas a las nuevas exigencias.
Por ejemplo, ¿en cuántas ocasiones has pensado en terminar diferentes tareas pero te has visto interrumpido por una vorágine de trabajo externa? En esos casos, siempre es bueno tener un plan de escape que te ayude a ser productivo, incluso si no estás realizando las tareas que tenías planificadas.
4. Planificar a la baja. No sobrecargues el día intentando hacer mil cosas. Ten en cuenta que habrá varios imprevistos y probablemente algunos de ellos sean urgentes. Lo ideal es elaborar una lista de tareas menos ambiciosa, si el día va bien, siempre podrás encontrar lugar para hacer más, si no, estarás satisfecho ya que cumpliste con el plan que tenías previsto.
5. Empezar el día con una tarea importante pero pequeña. La primera tarea normalmente marca el ritmo y el éxito del día. A veces, cuando la primera tarea sale mal, se nos arruina el día, empeora nuestro humor y la productividad se ve afectada. Por ende, comprende la primera actividad como un incentivo y no elijas una tarea demasiado compleja.
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