Los psicólogos están obligados ética y legalmente a llevar un registro de cada paciente. Esas notas no solo permiten dar un seguimiento adecuado brindando la mejor atención posible, sino que además garantizan la continuidad de la psicoterapia si por algún motivo el terapeuta no puede seguir el tratamiento y decide remitir el caso a otro profesional. También son esenciales para facilitar y agilizar el tratamiento cuando se demanda un abordaje multidisciplinario.
Además, esos registros son esenciales para el propio psicólogo si se interpone una reclamación legal. No obstante, la información que se recoge en una sesión psicológica es sensible, privada y confidencial, según las leyes de protección de datos europeas. Eso significa que debemos elegir cuidadosamente el programa para psicólogos que usemos con el objetivo de gestionar la actividad del centro y los pacientes.
Los ERP (Enterprise Resource Planning) son programas especialmente útiles para coordinar y planificar la información y recursos que los psicólogos necesitan en su día a día. Su principal misión es integrar todos los elementos de gestión, administración e información asistencial del gabinete o la clínica en una misma plataforma, para poder sacarles el máximo partido posible y agilizar el trabajo.
Pros y contras de los diferentes tipos de ERP para los centros psicológicos
En la actualidad existen tantas clases de ERP como necesidades, por lo que elegir el programa para psicólogos más conveniente no siempre es fácil. Cegid, una compañía especializada en ofrecer soluciones de gestión para las empresas, los divide en grandes tipologías que nos ayudan a determinar cuál es el software más adecuado:
1. Necesidades de gestión
- ERP Horizontal
Este sistema se encarga de gestionar los procesos habituales de cualquier negocio, desde los cobros y pagos hasta el personal. Por tanto, suelen tratarse de programas con funcionalidades muy amplias que recogen áreas como contabilidad, marketing y recursos humanos, entre otras.
Este tipo de ERP tiene un carácter generalista, aunque es posible adaptarlo a las necesidades de la clínica, gabinete o incluso a departamentos concretos. Una de sus principales ventajas es el precio, ya que suele ser más económico que modalidades más específicas.
- ERP Vertical
Esta clase de ERP está concebida y diseñada para satisfacer las necesidades de un sector concreto. Incluye los módulos básicos de un ERP horizontal, pero también incorpora funciones añadidas para los procesos específicos de cada sector, de manera que responde mejor a las necesidades particulares.
Por tanto, aunque generalmente su coste suele ser mayor que el de un ERP horizontal, los beneficios que aporta en términos de personalización y eficacia suelen compensar con creces la inversión. De hecho, existen ERP enfocados en la gestión médica que vienen como anillo al dedo a los psicólogos.
2. Tecnología del proveedor
- ERP estándar
Este programa incluye funcionalidades previamente definidas que suelen ser comunes y necesarias para el funcionamiento de la mayoría de los negocios. Son softwares que se utilizan fundamentalmente para gestionar áreas de carácter general como la Contabilidad o los Recursos Humanos.
Su principal ventaja es que son sistemas de rápida implantación, desarrollados por grandes fabricantes globales que garantizan actualizaciones constantes y generalmente brindan precios más competitivos. El principal problema es que su código es más rígido y cualquier tipo de personalización implica costes y tiempos significativos.
- ERP personalizado
Este tipo de ERP se adapta a las necesidades de cada negocio ya que se desarrollan bajo demanda. Suelen estar a cargo de proveedores más pequeños, por lo que si bien están hechos prácticamente a medida, tienen la desventaja de que suelen quedarse obsoletos con el paso del tiempo y su actualización puede representar un sobrecoste nada despreciable.
De hecho, es una solución a la que suelen recurrir solo las grandes compañías ya que el desarrollo de esta clase de ERP suele requerir muchas horas de programación y, por ende, tiene un precio muy elevado que no compensa a los pequeños gabinetes o clínicas de Psicología.
3. Instalación del programa
- Local
Un ERP en local, también conocido como on-premise, se instala en los equipos y servidores ubicados en el propio centro psicológico. La principal ventaja de esta opción es que nos brinda un control total sobre los datos y la infraestructura, por lo que tendremos más garantías en términos de seguridad y cumplimiento normativo.
No obstante, estas soluciones no solo demandan un equipo técnico que se encargue de su instalación sino también de su mantenimiento. Eso significa que suelen tener un costo relativamente alto, que generalmente no compensa a los gabinetes de Psicología pequeños o medianos. De hecho, es una opción a la que se puede recurrir cuando existen necesidades muy específicas o se desea personalizar de forma más profunda el sistema.
- En la nube
Gracias a las soluciones en la nube que se han venido implementando en los últimos años, es posible alojar el ERP en un servidor remoto, generalmente de la misma empresa que ha diseñado el software, aunque también puede ser otra que elijamos. De esta forma todas sus funcionalidades son accesibles a través de Internet.
Es una alternativa particularmente conveniente para los psicólogos ya que no tendremos que preocuparnos por las cuestiones técnicas y suelen tener precios muy competitivos. Además, este tipo de ERP brinda una gran flexibilidad y es escalable, por lo que es ideal para quienes no pueden hacer una gran inversión inicial en hardware y servidores. Puede ir creciendo a la par de la consulta.
Entonces, ¿cuál es el mejor programa para psicólogos?
Atrás han quedado los tiempos en los que los psicólogos tomaban notas a mano y la gestión del gabinete generaba una montaña de documentos. La tecnología ha llegado para darnos una mano y, con el programa de gestión de consultas adecuado, lograremos ser más eficientes, organizados y brindar un mejor servicio a los pacientes.
De hecho, un estudio publicado en la revista Administrative Sciences concluyó que “un ERP bien implementado da como resultado un mejor rendimiento del sistema de salud y permite a los profesionales brindar una atención médica de mejor calidad”.
Los programas para psicólogos facilitan la facturación y garantizan una comunicación eficaz con los clientes. No obstante, para sacar el máximo provecho de un ERP, lo ideal es elegir una solución vertical específicamente desarrollada para el sector sanitario.
Estos tipos de ERP suelen incluir soluciones específicas para los centros de salud mental, de manera que permiten gestionar las diferentes líneas asistenciales, modular los planes terapéuticos individualizados e incluso gestionar grupos y terapias grupales garantizando la continuidad asistencial al articular una sola historia clínica multidisciplinar.
Por otra parte, la instalación en la nube es la opción preferente ya que permite ahorrar costes y preocupaciones técnicas, a la vez que nos ofrece la flexibilidad necesaria para ir ampliando funciones a medida que la clínica crezca.
Cabe aclarar que el éxito de estos programas para psicólogos no depende únicamente de su diseño. Investigadores de la Universidad Clarkson analizaron cómo se implementan los ERP en el área de la salud y concluyeron que para que es fundamental planificarlos adecuadamente y recibir asesoramiento especializado para su elección, así como contar con una persona capacitada que pueda gestionar y dar seguimiento al proyecto hasta que se integre por completo en la práctica asistencial.
Obviamente, cada gabinete, centro o clínica de salud mental tendrá sus necesidades específicas, pero incluir estas soluciones en nuestro día a día permite que todo el mecanismo de gestión sea más ágil, eficaz y productivo para que los psicólogos puedan enfocarse en lo realmente importante: el tratamiento de sus pacientes.
Referencias Bibliográficas:
Fiaz, M. et. Al. (2018) Enterprise Resource Planning Systems: Digitization of Healthcare Service Quality. Adm. Sci., 8(3): 38.
MacKinnon, W. & Wasserman, M. (2009) Integrated Electronic Medical Record Systems: Critical Success Factors for Implementation. 42nd Hawaii International Conference on System Sciences.
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