¿Cómo priorizar cuando todo parece una prioridad?

Actualizado: 27/02/2024 por Jennifer Delgado | Publicado: 27/07/2022

Priorizar tareas aligera la mente. Desenreda la jornada. Agiliza la vida, para que podamos centrarnos en lo que verdaderamente importa. Todo eso lo sabemos. Y, sin embargo, cuando afrontamos un nuevo día los imprevistos y las urgencias nos golpean con toda su fuerza, haciendo que olvidemos nuestras prioridades. Así podemos terminar sumergidos en una maraña de pequeñas tareas intrascendentes que se convierten en agujeros negros que succionan nuestro tiempo y energía.

Tenemos que aprender a priorizar tareas. Lo sabemos. Pero, ¿cómo priorizar cuando todo parece urgente? ¿Cómo priorizar cuando el mundo nos empuja en otra dirección? ¿Cómo mantener el rumbo si todos los imprevistos se presentan como si fueran una cuestión de vida o muerte?

¿Cómo priorizar tareas cuando todo es urgente?

Para las personas muy exigentes consigo mismas y a aquellas a las que les cuesta delegar, la “opción por defecto” suele ser asumir todo. Encargarse de todo. Priorizar todo. Obviamente, es una pésima idea porque el fantasma del agotamiento terminará tocando a su puerta más temprano que tarde.

Sin embargo, en un mundo acelerado donde todo parece urgente – pero pocas cosas lo son realmente – aprender a eludir ese caos y asignar a cada tarea la relevancia que merece es una habilidad esencial si no queremos terminar saturados, estresados y frustrados.

• Asumir que no tenemos que poder con todo

Vivimos en la sociedad del cansancio, fundamentalmente porque cada uno de nosotros lleva consigo su propio “campo de trabajos forzados”, parafraseando al filósofo Byung-Chul Han. Nos autoexplotamos y creemos que nos estamos realizando, pero en realidad solo conseguimos llevarnos al límite, físico y mental.

Por supuesto, sobrecargarnos de tareas puede hacer que nos sintamos como superhéroes. Poder con todo sienta bien. Pero no es sostenible a largo plazo. Por eso, el primer paso para priorizar consiste en dejar de exigirnos tanto y reconocer que no podemos con todo – y que ni siquiera es necesario. Se trata de admitir que somos humanos y que probablemente muchas de las tareas que realizamos a diario no están contribuyendo a nuestro bienestar.

• Desarrollar una visión global

Hace tiempo que la incertidumbre se ha instaurado en nuestras vidas. Y es probable que la tengamos como compañera de viaje durante un buen tiempo. Debido a esa incertidumbre, lo que es importante hoy, puede que sea irrelevante mañana. Por tanto, es conveniente tomar nota de que en muchas ocasiones carecemos de una perspectiva amplia y a largo plazo.

Si miramos solo una tarea, ofuscados por las circunstancias presentes, es probable que le concedamos más importancia de la que tiene. Para escapar de esa trampa, la clave es la relatividad. Mirar a nuestro alrededor. Intentar ver las cosas desde una perspectiva más amplia. No debemos enfocarnos únicamente en lo que está pasando ahora, sino mirar más allá. ¿Cuán importante será esa tarea dentro de una hora, al día siguiente o a la semana siguiente? O incluso: ¿cuán importante es en nuestro plan de vida?

• Diferenciar lo urgente de lo prioritario

Envueltos en la vertiginosidad del día a día, es fácil terminar confundiendo lo urgente con lo importante y asignar prioridades erróneas. Por eso, conviene tener siempre presente aquellas cosas que son realmente importantes en la vida y a las que debemos dar prioridad.

La palabra urgente proviene del latín urgens o urgentis, de manera que se refiere a aquello que apremia o provoca apresuramiento. Sin embargo, todo lo que nos apremia – o todos los que nos apremian – no tiene que ser necesariamente importante y, por supuesto, no tenemos que priorizarlo. Crear una lista de las cosas realmente importantes y darles un orden de prioridad nos permitirá cotejarlas con las urgencias y decidir rápidamente qué nivel de prioridad les podemos dar en nuestra vida.

• Considerar opciones más allá de “sí” y “no”

Uno de los principales problemas a la hora de priorizar es que resulta muy difícil decir no. Por supuesto, es difícil decir no a las personas que queremos o a nuestros superiores, pero no debemos olvidar que entre el “sí” y el “no” hay otro abanico de opciones.

“Sí” es la respuesta más adecuada cuando algo es obviamente urgente, importante y prioritario. “No” es la respuesta para todas aquellas tareas que no nos corresponden, no son importantes o con las que simplemente no nos queremos comprometer porque no encajan en nuestras prioridades.

Sin embargo, existen otras alternativas que podríamos considerar:

1. Postergar. Son esas tareas que podríamos realizar, pero no inmediatamente. Por tanto, basta explicar a la persona que nos encantaría poder encargarnos de ello, pero que ahora mismo no podemos. En su lugar, podemos decirle cuándo estaremos disponibles.
2. Colaborar. Son esas tareas que no estamos dispuestos a asumir en su totalidad, pero en las que podemos echar una mano. En esos casos, basta explicar que estamos encantados de ayudar, siempre que la otra persona colabore.
3. Solución alternativa. Son esas tareas que no vamos a asumir de ninguna manera, pero podemos contribuir de alguna manera a su solución, como recomendando a un experto o un software que pueda hacer parte del trabajo.

Por último, debemos tener presente que quizá las personas que nos rodean no sean plenamente conscientes del esfuerzo que estamos realizando. A fin de cuentas, es fácil nadar fuera del agua. Por tanto, es probable que también tengamos que “educarlas”, en particular si siempre hemos estado a su disposición y nos costaba decir no.