ERP, el software para psicólogos que cambiará tu práctica para siempre

Actualizado: 28/02/2024 por Jennifer Delgado | Publicado: 12/05/2023

El día a día en un gabinete o una consulta de psicología no solo versa sobre los problemas de salud mental, entre una sesión y otra también hay mucho papeleo y grandes dosis de planificación. El psicólogo no suele pasar toda la jornada diagnosticando pacientes o realizando sesiones de orientación y psicoterapia, también realiza diferentes tareas administrativas.

Para que todo funcione con fluidez en una clínica psicológica, es necesario programar citas, mantener al día las historias clínicas, recabar el consentimiento de los pacientes, enviarles recordatorios y, por supuesto, facturar los servicios. Todo eso puede consumir mucho tiempo. La buena noticia es que la tecnología puede simplificar esas tareas. Con un programa de gestión todo fluirá mejor con el mínimo esfuerzo.

ERP, el secreto mejor guardado de los psicólogos más eficientes

Entre todos los softwares para psicólogos, el ERP (Enterprise Resource Planning) destaca por su funcionalidad. Este programa permite a la clínica psicológica controlar de manera centralizada y en tiempo real todo el flujo de información que se produce en las diferentes áreas. De hecho, no es casual que sea el software de gestión empresarial más demandado por los negocios en España.

Existen soluciones verticales, como la de Cegid Ekon, especialmente diseñadas para digitalizar los procesos del sector de la salud. Generalmente este tipo de software gestión clínica se utiliza para agilizar las tareas administrativas y gestionar la relación con los pacientes, ahorrando un tiempo precioso y evitando errores o fallos que afecten la calidad de la atención.

Los ERP de salud permiten a los psicólogos automatizar tareas rutinarias como el registro de los pacientes, su seguimiento, informes, programación de citas y otras tareas a través de un flujo de trabajo bien integrado. 

¿Cuáles son las funciones básicas que debe incluir un software para psicólogos?

Los softwares de gestión se están convirtiendo prácticamente en una necesidad de primer orden en la práctica privada. No obstante, cualquier software no vale. Existen algunas características importantes que no deben faltar:

• Programación de clientes

Un programa de gestión debe permitir a los psicólogos y el personal administrativo programar citas fácilmente desde diferentes ubicaciones. De hecho, cada vez más personas quieren programar sus citas online y recibir recordatorios en el móvil o por correo electrónico, por lo que sería interesante que el ERP les permita agendar sus propias citas mediante otra interfaz. Obviamente, el software debe mantener la agenda actualizada en tiempo real para evitar conflictos de programación y citas dobles. También debe permitir enviar recordatorios automáticos a los pacientes.

• Datos e informes

Un software para psicólogos clínicos debe permitir el almacenamiento y centralización de los registros médicos de los pacientes y las notas sobre su evolución. De hecho, la principal ventaja de estos programas es que concentran la información en un solo lugar, con diferentes niveles de acceso, para facilitar la labor de los profesionales y gestores brindando al mismo tiempo un trato más personalizado a los pacientes.

Es importante que el software elegido permita digitalizar el seguimiento del paciente para ganar claridad y ahorrar tiempo. Lo ideal es que contenga módulos específicos preestablecidos para la anamnesis o la exploración psicopatológica, por ejemplo, pero que también permita personalizar los campos para adaptarse a cada práctica. Un programa para psicólogos que brinde la posibilidad de gestionar grupos y terapias grupales e incluya la modulación de planes terapéuticos individualizados será un plus.

También es conveniente que el ERP elegido permita automatizar gran parte del papeleo que demanda la práctica clínica. Por tanto, sería ideal que brinde la posibilidad de rellenar documentos online, como formularios de admisión o el consentimiento informado, permitiendo la firma digital. Obviamente, es fundamental que garantice la seguridad a la hora de gestionar la información confidencial y cumpla con la normativa de protección de datos.

• Teleasistencia

Las consultas a través de videollamada se están volviendo cada vez más frecuentes. De hecho, son útiles para rellenar esos espacios que no se podrían ocupar si solo se concertaran citas presenciales. También permiten que los pacientes que han sufrido algún imprevisto puedan recibir su sesión a distancia, para evitar los retrocesos o recaídas en la psicoterapia.

La función de consultas a través de videollamada en un ERP no es imprescindible, pero resulta cómoda ya que es un paso más en la centralización de la gestión del centro psicológico. Además de permitir las sesiones de videollamadas, también sería conveniente que e software incluyera servicios de mensajería instantánea para comunicarse con los pacientes y poder tomar notas rápidamente en el mismo sistema.

• Facturación automatizada

La facturación automatizada es una opción increíblemente útil para la mayoría de los psicólogos ya que permite ahorrar un tiempo precioso. Generalmente los softwares que incluyen esta función proporcionan plantillas que se pueden personalizar y cuentan con facturas programadas que se pueden emitir automáticamente a una fecha y hora determinadas. Algunas soluciones también automatizan el envío de avisos de pago para que siempre estemos al día. Los programas más avanzados incluso son capaces de detectar la cobertura del seguro del paciente para agilizar el proceso de facturación.

3 detalles fundamentales a la hora de elegir un software para clínicas psicológicas

1. Escalabilidad. Un buen software de gestión sanitaria debe ser escalable, lo cual significa que debe crecer junto al centro psicológico. Este tipo de soluciones deben adaptarse a las necesidades cambiantes de la práctica clínica, dando la oportunidad de incluir nuevos módulos o procesar un mayor volumen de información.
2. Flexibilidad. Un ERP genérico no vale. Lo ideal es contar con soluciones específicamente diseñadas teniendo en cuenta las características y necesidades de la práctica clínica en los centros psicológicos. De hecho, debe ser lo suficientemente flexible como para permitir ajustar y cambiar los parámetros y campos que sean necesarios para adaptarse al día a día del psicólogo.
3. Usabilidad. Un programa de gestión clínica debe ser, ante todo, fácil de usar, tanto para los psicólogos y el personal administrativo como para los pacientes. Eso significa que debe tener una interfaz intuitiva y una curva de aprendizaje rápida, de manera que no se convierta en un problema sino en una solución.

Obviamente, la usabilidad es, hasta cierto punto, subjetiva. Por eso es importante probar los programas para psicólogos y verificar si es la solución que estamos buscando. El ERP adecuado puede cambiar la gestión del día a día en una consulta de Psicología, por lo que es una solución que vale la pena incorporar.